Die Planung eines Projekts zählt neben der Überwachung und Steuerung zu den Kernaufgaben der Projektleitung. Im Rahmen der Planung wird ein Projektplan erstellt, dieser stellt den Soll-Zustand dar und wird im Laufe des Prozesses ständig zum Vergleich mit dem Ist-Zustand angeführt.

Zur Projektplanung gehören die Planung des Leistungsumfangs, die Festlegung von Terminen und zeitlichen Abfolgen, die Aufstellung der Ressourcen- und Kostenplanung, sowie die Regelung der Projektfinanzierung. Alle diese Pläne sind voneinander abhängig und müssen daher aufeinander abgestimmt werden. Hierzu können unterschiedliche Methoden und Strategien des Projektmanagements herangezogen werden.

Während des Projektdurchführung muss der Projektleiter alle Projektmanagementprozesse ständig im Blick haben um den Soll- und Ist-Zustand vergleichen zu können, dies geschieht im Rahmen der Überwachung und Steuerung, das sogenannte Controlling.
Es geht dabei nicht um Mitarbeiterkontrolle, sondern um die Erhebung aussagefähiger Daten, die die Überprüfung von inhaltliche Projektfortschritte bieten, die Termin- und Kostentreue gewährleisten, und bei auftretenden Planabweichungen die Einleitung geeigneter Korrekturmaßnahmen ermöglichen.

Daher müssen Berichte und andere Projektmaterialien so verfasst werden, dass die Projektverantwortlichen möglichst frühzeitig Abweichungen erkennen können, um Steuerungsmaßnahmen entwickeln und ergreifen zu können. Diese Daten können natürlich auch zum Vergleich mit anderen Projekten herangezogen werden.

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